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主题内容：质量记录控制程序

文件编号：SD/CX04-02

版本状态：2004 A/1

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年     月    日发布               年     月    日实施

1、目的和目标

1.1  目的

对QMS运行所要求的质量记录进行有效的控制，以便对产品、过程、活动和体系提供有效运行的证据，以便于检索和利用。

1.2  目标

    记录完整率100%，记录准确率100%，记录标识率100%。

2、适用范围

本程序适用于本公司质量体系运行中形成的质量记录（包括外部提供的记录）的管理和控制。

3、引用标准

本程序采用GB/T18305-2003（idtISO/TS16949：2002）、GB/T19001-2000（idtISO9001：2000）确立的下列术语和定义。

4、过程指标

记录完整率=符合要求记录数/本季度抽查总数×100%

记录准确率=准确的记录数/本季度抽查总数×100%

记录标识率=准确标识记录数/本季度抽查总数×100%

监控部门：质保部

监控频度：每季度一次（每部门不少于3种，没种不少于3份）

5、职责

5.1 质保部是除电子媒体之外的全公司质量记录的归口管理部门，负责全公司质量记录的标识、贮存、检索、保护、保存的处置的控制；

5.2 技术部负责新产品过程开发过程中各项记录的管理和控制；

5.3 销售部负责合同评审、市场营销，用户满意度及外部反馈信息记录的管理和控制；

5.4 生产部负责生产件批准及生产过程中产品的标识记录的管理和控制；

5.5 质保部负责从原材料、配件的进入检验到生产全过程及产品交付使用的各种质量记录的管理和控制；

5.6 综合部行政办公室负责公司人员培训和特殊工序人员的资格考核、认可、员工培训档案及全公司电子媒体的管理和控制，对电子软件进行编目、汇总、备份并形成系统；

5.7 其它各部门负责本部门使用的各种记录的管理和控制。

6、控制程序

6.1 质量记录的控制范围

6.1.1 有关质量体系运行的记录，包括顾客所规定的各项记录；

6.1.2 产品形成全过程的质量记录；

6.1.3 来自顾客及其供方的质量记录；

6.1.4 任何媒体形成的各种软件的记录。

6.2 质量记录的管理

6.2.1 质保部建立《质量记录总台帐》，统一进行全公司各类质量记录的编号，并确定保管部门，规定保存期；

6.2.2 各部门按本程序规定的内容，建立《质量记录分台帐》，列出现行质量记录清单，并妥善保存，保存环境要适宜，存放场所必须以防火、防水、防潮、防虫，防止损坏变质和丢失，要由专人保管，以便于存取和检索；

6.2.3 质量记录的标识与填写

6.2.3.1 质量记录的编号，由质保部按照规定统一进行编号，使用质量记录部门应按流程、产品进行清楚归类，由使用部门按照要求进行保管，以便进行查找和追溯。

6.2.3.2 质量记录按规定的要求进行填写，填写时应正确、清晰、完整和及时；

6.2.3.3 记录填报有误时，应由更正人签字或盖章；

6.2.3.4 记录的另一项编号为流水号，即为当日的日期简写，例如：今天是2003年12月1日，则相应的流水号为20031201即可，以便于追溯和检索；

6.2.3.5 质量记录填报要齐全，不得漏项，并说明填报时间。

6.2.4 质量记录的保存期

6.2.4.1 生产件批准文件、各种工装记录、采购订单及清单等保存期为该产品停产后再加上一个日历年；

6.2.4.2 内部质量体系审核记录、管理评审记录保存期为三年；

6.2.4.3 各种质量运行状态记录保存期为二年；

6.2.4.4 属法律、法规以及上级部门或顾客特殊要求的质量记录按要求的时间确定保存期；

6.2.4.5 对于“D”特性即归档件有关记录保存十五年（停工后仍然有效），并应双重存档。

6.2.5 质量记录借阅销毁。

6.2.5.1 质量记录的借阅要履行手续，借阅人要登记签名，标明借阅份数和归还日期等；

6.2.5.2 对于重要、保密性强的记录，只允许查阅，不许借阅或外传，如因此而出现后果由记录保管人员负责；

6.2.5.3 合同中有规定时，可按规定向顾客或分供方提供质量记录供其查阅，未经批准不允许把记录带出保管场所，特殊情况下，可以复印使用，但复印的质量记录不进行受控管理；

6.2.5.4 超过保存期记录应立即进行销毁。

6.2.6 质量记录、表格的变更

6.2.6.1 质量记录变更时，需由使用部门报质保部备案，经有关领导批准，并在质量记录台帐中注明；

6.2.6.2 质量记录表新增加进，应由使用部门填写申请表，经质保部统一编号，并经主管领导批准后使用；

6.2.6.3 质量记录印刷时，需由质保部批准后统一印刷。

6.2.7 供方和顾客的质量记录也必须按同样的方法进行控制。

6.2.8 本部门使用的质量记录要根据不同的使用范围进行分发，并通过质量数据进行分析评定，分析评定要由本部门的指定人员进行，或将质量记录提供给相关部门去分析评定，需发放给其它部门的质量记录，必须经部门领导审核后发放。

7 相关的文件和记录

7.1 相关的文件

7.1.1质量文件保管规定

7.1.2 产品安全特性识别及存档制度

7.2 相关的记录

7.2.1 质量记录总台帐

7.2.2 质量记录分台帐

7.2.3 质量记录借阅审批单            7.2.4 质量记录借阅登记表

7.2.5 质量记录销毁审批单            7.2.6 质量记录销毁登记表

7.2.7 质量记录新增（更改）审批表