如何保证成都大运会办公文档高效流转？WPS 365提

　　天选团队比赛项目包括18个大项、269个小项，产生269枚金牌；49个场馆、2万名赛会志愿者参与服务……

　　我国西部地区首次举办的综合性国际体育赛事——第31届世界大学生夏季运动会（以下简称“大运会”）于7月28日至8月8日在成都举办。这样一场大型赛会如何做到赛事井然有序、协同高效？背后藏着怎样的智慧密码？

　　“智慧”大运是成都大运会的重要理念，数字化已成为一大特点，为办赛、参赛和观赛提供更多便利的同时，也体现了城市的科技创新活力。

　　本届成都大运会赛事任务事项多、涉及面广，执委会工作人员数据收集汇总的压力非常大。若以传统打电话、社交平台聊天群的方式收集，容易造成信息的重复错漏。

　　在位于交子金融中心的MOC大运会指挥中心，赛区、场馆、酒店、活动、赛事举办等运行数据井井有条地呈现在指挥中心大屏上；工作计划、方案、报表等各类文件在线传输，且流转快速；几十个协作团队互通有无。同时，文档权限管控功能设置了“管理员”“仅查看”“允许编辑”等各类不同的功能权限，保障了整个文档传输过程及使用过程中的安全性。

　　记者了解到，这些有序的数据汇总源自WPS智能表单的运用，各专班提交表单后实时传送到指挥中心，通过webhook技术解析导入，3～5分钟便可在大屏上呈现出来。

　　WPS智能表单作为数据采集工具为复杂的业务场景提供了完善的解决方案，能够满足多系统集成需要，可以将表单数据发送给第三方系统，如：聊天软件、连接器、数据大屏或者其它第三方系统、实现数据系统间同步。

　　在环球中心洲际酒店，各种参会群体熙来攘往，赛事客房管理工作繁杂琐碎。大运会执委会服务保障中心数据组专员曾毕力表示，他们接到的任务涉及20多家酒店、10多个不同的对应客群，上万人入住信息需要统计。

　　“为此，我们在进行赛事客房管理时，使用了一个‘秘密武器’”，据大运会执委会环球中心洲际酒店专班组专员谭靖川介绍，每天处理并接待团体旅客入住后，他们就通过WPS智能表单汇总各种房型的使用情况，统计应入住、实际入住、未入住，以及退房人数，掌握剩余房间数量等信息，同时记录酒店专班运行状态；并通过表单把这些数据实时上报至执委会，以便全面协调和统筹大运会嘉宾接待工作，提升整体工作效率。

　　据统计，WPS智能表单已服务23个酒店柜台，涉及过万人次流量，工作人员汇总统计报表的时间比之前节省一半。

　　大运会执委会宣传部（开闭幕式部）市场开发处高级主管陈倩透露，截至目前，成都大运会已经产生了八万多份在线文档。如果将这些文档全部打印成纸质文件，足够填满一个足球场了。那么如何保证各类文件的高效流转，减少信息损耗，提升办公效能呢？

　　天选

　　大运会执委会通过WPS365搭建了精细化的部门架构，管理执委会“一办九部”、近千成员日常协作文档，并以此构建起一套包括赛事筹备、运营、管理的完整知识库。借助知识库共享功能，大运会执委会及赛事相关方快速积累大型体育赛事组织经验。同时，在信息安全管理方面，通过文件后台权限设置，更好地抵御了人员流动带来的泄露风险。

　　陈倩表示，在这一场综合性国际体育赛事中，执委会的工作非常繁重。WPS365助力大运会实现“智慧办赛”，为后续成都举办重大赛事活动提供了宝贵经验。

　　“我们希望WPS365的数字化能力能够完全赋能给大运会，让大运会的每一个人都能够享受到我们数字化时代带来的便捷”，金山办公大运会项目经理赵静表示，作为成都大运会办公软件官方独家供应商，从今年4月开始，金山办公WPS365的产品应用在包括45个场馆、10个专项运行中心、23个酒店在内的78个场所点位，已覆盖服务5万人员。